Pepite Club

Ne vous êtes-vous jamais retrouvé en début de journée avec une longue liste de choses à faire ? Et en fin de journée frustré de ne pas avoir pu remplir toutes ses tâches ?

Que ce soit à la maison ou au travail, nous sommes constamment remplis de choses à faire. Nous nous plaignons ainsi qu’une journée de 24h est beaucoup trop courte et qu’il faudrait plus de jours dans la semaine. Car chacune de ces tâches n’a pu être remplie.

Pour réussir à réaliser toutes ces choses, il suffit d’être un peu plus productif et d’être plus performant.

Selon un vieil adage, si vous commencez chaque journée en avalant un crapaud vivant, vous aurez la satisfaction de savoir que c'est probablement la pire chose que vous aurez à faire de toute la journée.

Avalez le crapaud ! vous montre comment porter tous vos efforts sur l'organisation de votre temps, ainsi que sur les tâches cruciales que vous risquez le plus de reporter au lendemain.

Découvrez comment vous attaquer d’abord aux tâches les plus grandes, les plus difficiles et les plus importantes, tout en devenant plus discipliné et concentré.

Vous découvrirez aussi :

• Pourquoi planifier sa journée est un outil important pour la productivité,

• Pourquoi vous devez arrêter de perdre votre temps sur les éléments E, et

• Comment gérer votre temps.

Idée clé 1 - Une bonne préparation

Vos journées sont rythmées par de nombreuses choses à faire et que vous n’avez souvent pas le temps de terminer ? Vous ne savez pas par quoi commencer et vous avez l’impression de perdre du temps ?

Avant tout, vous devez planifier. Le fait de définir clairement ses objectifs, permet de savoir ce que vous devez faire et cela est un élément essentiel de la productivité. Car la pire utilisation du temps est de bien faire une chose qui n’avait pas besoin d’être faite. Pour cela, planifiez et déterminez quelles sont les tâches les plus importantes à réaliser.

Planifier une tâche, vous permettra de gagner 10 minutes d’exécution. Prenez un temps le soir, avant de vous coucher par exemple, pour écrire les tâches que vous devez absolument effectuer le lendemain ou durant la semaine. Reportez d’un jour à l’autre ce qui vous reste à faire. En cochant les tâches que vous avez réalisées à fur et à mesure, cela vous motivera à en réaliser d’autres. 

Pour cela, écrivez vos tâches et vos objectifs. Ceci est un gain de temps, plutôt que d’essayer de les trier dans votre tête. Un fait important à noter : seulement trois pour cent des adultes gèrent leur temps avec des objectifs écrits, et ils accomplissent de cinq à dix fois plus de choses que les autres personnes.

Enfin, travaillez encore plus efficacement en utilisant la règle 80/20, également appelée loi de Pareto. Cette loi stipule que 20% de vos activités sont responsables de 80% de vos résultats. Ce qui signifie que sur 10 tâches, 2 d’entre elles sont beaucoup plus importantes que les autres et vont vous apporter 80% de la valeur. Il faut donc vous concentrer sur ces tâches les plus importantes.

La plupart des personnes se concentrent à tort sur les choses faciles d'abord, c’est-à-dire les 80% et retardent les 20% qui comptent vraiment.

Pour cela, évitez de vous occuper des autres tâches tant que les plus importantes ne sont pas complétées.

Idée clé 2 - Une mise en place de vos priorités

Comme vous l’aurez compris, vous devez établir vos priorités et vous concentrez sur elles.

Pour commencer, pour établir vos priorités, vous devez penser aux conséquences. Le fait de déterminer l’importance d’une tâche revient à identifier les conséquences, positives ou négatives si vous réalisez ou pas la tâche en question.

En effet, les personnes qui envisagent ce qu'ils ressentiront sont beaucoup plus susceptibles de prendre les meilleures décisions quotidiennes. Une étude de Harvard a montré que le fait d'avoir des objectifs à long terme est l'indicateur le plus élevé de mobilité sociale. C'est un indicateur encore plus important que le niveau d'éducation ou le milieu social.

C’est pourquoi, vous devez vous demander quelles seraient les conséquences à long terme si vous finissez une tâche ou si vous ne la faites pas ? 

Une fois que vos priorités sont établies et pour les respecter, vous pouvez vous aider de la méthode ABCDE. Cette méthode consiste à écrire une liste de tâches et assigner à chacune d'elles une lettre de A à E. Les éléments A sont les plus prioritaires, les éléments B sont des tâches à faire mais avec des conséquences limitées, les éléments C sont sympas à faire mais sans conséquences si elles ne sont pas faites, les éléments D sont des choses que vous pouvez déléguer, tandis que les éléments E peuvent être ignorés si vous n'avez pas le temps car ils sont sans conséquence.

Lorsque vous regardez votre liste de choses à faire, les tâches A sont vos crapauds. Mangez-les d'abord !

Accomplir vos tâches A d'abord est donc la clé du succès. N'arrêtez pas avant d'avoir fini votre travail. Concentrez-vous donc jusqu'à ce que la tâche soit terminée afin d’atteindre vos objectifs.

Idée clé 3 - Une pleine conscience de ses capacités

Être productif n’est pas seulement une question de bonne planification. C'est un processus d'apprentissage constant, vous devez continuer à vous adapter à mesure que vous apprenez les moyens les plus efficaces d'exécuter vos plans.

Et pour cela, vous devez avoir connaissance de vos propres compétences. Chacun est doué dans quelque chose, vous devez donc trouver ces compétences afin de les développer et maximiser votre potentiel. Trouvez votre compétence en posant les bonnes questions. Qu'est-ce qui est facile pour vous, qui est difficile pour les autres ? Qu'est-ce qui vous a aidé à réaliser ce que vous avez déjà dans la vie ?

Concentrez-vous sur les domaines clés. Selon les objectifs que vous souhaitez atteindre, que ce soit professionnel ou personnel, vous aurez besoin de compétences clés. Déterminez-les afin de savoir lesquels vous devez travailler pour avoir un impact positif sur vos objectifs.

Enfin, ne cessez jamais de vous améliorer et d’apprendre.

Pour continuer de s’améliorer, vous devez prendre connaissance de ce qui vous bloque à certains moments. Un fois déterminé, vous devez le surmonter.

Au fil du temps, vous rencontrerez différents obstacles, vous devez donc vous demander ce qui vous empêche d’atteindre vos objectifs et ce qui freine votre avancée. Une fois que vous avez déterminé quel était le facteur limitant, vous devez le surmonter.

Pour cela, faites-le pas-à-pas. Face à vos tâches les plus complexes, apprenez à avancer un pas à la fois. Réalisez la première tâche, puis la suivante, puis une autre, ainsi de suite jusqu’à ce que vous vous rendiez compte de votre avancée.

Tout comme l'entraînement physique et musculaire. Vous ne pouvez pas soulever la première fois 90 kilos. C’est en vous entraînant et en augmentant petit à petit les poids, que vous atteindrez votre objectif.

Pour atteindre vos objectifs, soyez également votre propre source de motivation. N’attendez pas que quelqu’un vous pousse et fixe votre niveau de qualité de travail. Apprenez donc à faire ce que vous voulez ou devez faire, sans attendre que quelqu’un d’autre arrive et le fasse à votre place.

Idée clé 4 - Une bonne discipline

Rien de mieux qu’un bon environnement de travail pour atteindre un bon niveau de productivité. C’est pourquoi la préparation de cet environnement va vous aider à vaincre la procrastination. 

Pour cela, trouvez un espace où vous pouvez vraiment penser et être à l’aise. Assurez-vous que celui-ci soit propre puis faites en sorte que tout ce dont vous aurez besoin pour réaliser vos tâches les plus importantes soit prêt. En effet, vous ne pouvez pas commencer à cuisiner si vous n'avez pas tous les ingrédients.

Une fois votre espace de travail installé, vous devez préparer votre corps. Celui-ci est le moteur de votre succès, c’est pourquoi vous devez avoir une bonne énergie physique, mentale et émotionnelle. Car lorsque vous êtes physiquement et mentalement "énergisé", vous travaillerez beaucoup plus efficacement.

Une des causes principales de la procrastination est la fatigue. C’est pourquoi vous devez vous reposer au moins une journée entière chaque semaine, dormir autant que vous en avez besoin, avoir un bon régime alimentaire. Tout cela dans le but de maintenir un niveau élevé de productivité, de bonheur et de réussite.

Il est également important de déterminer à quel moment de la journée vous êtes le plus productif. La plupart des gens travaillent mieux le matin après une bonne nuit de sommeil. Quand vous sentez-vous le plus créatif et le plus réactif ?

Ne cessez jamais de vous motiver. Vos pensées ont un grand impact sur vos émotions, alors motivez-vous chaque jour.

La confiance en soi est un élément essentiel pour rester motivé et persévérer. Pour avoir toujours une image positive de vous-même, apprenez à être optimistes en toute circonstance. 

Rappelez-vous : vous devenez ce que vous pensez la plupart du temps. Pensez et parlez donc des choses que vous voulez, plutôt que des choses que vous ne voulez pas. Visualisez continuellement vos objectifs et cultivez un dialogue interne positif : vous vous sentirez plus concentré et plus dynamique.

Pour finir avec une bonne disciple, vous devez pratiquer la procrastination créative. Étant donné que vous n’avez pas le temps de faire toutes les tâches durant une journée, vous devez choisir consciemment ce que vous pouvez reporter ou déléguer.

Mais attention, vous ne devez pas reporter les tâches les plus importantes. Car c’est ce que font la plupart des personnes sans être pleinement efficaces. Fixez-vous vos priorités et respectez-les.

Idée clé 5 - Agissez en gérant votre temps

La gestion du temps est une part importante dans la productivité. En effet, vous savez ce que vous avez à faire, vous savez comment le faire et la durée que vous pouvez allouer à cette tâche.

Prendre le contrôle de votre temps est donc primordial. Pour cela vous pouvez utiliser diverses méthodes ou étapes simples.

Commencez par réaliser les tâches les plus difficiles. Ce qui vous fera réaliser plus de choses en moins de temps.

La veille préparez ce dont vous aurez besoin. De cette manière, le lendemain, quand vous démarrez votre journée, démarrez cette tâche sans hésitation et terminez-la sans interruption avant de passer à autre chose.

Le fait de réaliser ces tâches sans distractions ou sans interruptions, réduira de moitié ou plus le temps nécessaire à la compléter. Prenez donc l’habitude de vous concentrez uniquement sur la tâche en cours.

Parfois vous ne souhaitez pas démarrer une tâche importante car elle vous paraît trop longue et complexe. Dans ce cas, découpez-la en sous-parties. Ceci permettant de prévoir plusieurs tâches simples et plus petites.

Pour certaines tâches, vous pourrez allouer de longues plages horaires sans interruption. Par exemple, de 30, 60 ou 90 minutes. 

Vous pouvez également consacrer votre matinée aux tâches les plus difficiles qui demandent plus de concentration. Gardez les tâches qui demandent moins de concentration et de réflexion pour l’après-midi.

Pour finir, n’attendez pas trop longtemps avant de commencer à réaliser une tâche. Combien de fois avez-vous remis à plus tard une tâche qui est parfois longue et fastidieuse, sous prétexte que nous avons 1 mois ou plus pour la réaliser ? Au moment de réaliser cette tâche, vous êtes épuisé et en avez marre car vous ne travaillez plus que sur ça, des heures et des heures d'affilée. 

N’attendez pas trop longtemps avant d’agir car lorsque vous travaillez de façon constante, un flux se produit. Ce flux se produit lorsque les idées vous parviennent facilement. Vous serez donc plus créatif et plus performant, et la tâche sera plus facile lorsque vous serez dans votre flux.

La productivité est ainsi atteinte lorsque nous arrivons à gérer notre temps.

Conclusion

Au fur et à mesure que le temps avance, nous constatons que nous sommes confrontés à trop de choses à faire et que nous n’avons pas assez de temps pour tout réaliser. Nous poussant toujours un peu plus vers la procrastination.

Dans son livre Avalez le crapaud !, l’auteur nous donne 21 conseils pour vaincre cette procrastination en passant à l’action de manière efficace. 

Ce que vous devez comprendre, c’est que vous n’aurez jamais le temps de faire tout ce que vous souhaitiez. Mais vous devez décider de ce qui est prioritaire et que vous devez absolument réaliser, de ce qui ne l’est pas et qui a peu d’importance.

Chaque matin, avalez le crapaud, en complétant la tâche la plus importante et la plus complexe de la journée. Une fois fait, le reste de la journée se fera tranquillement car nous savons que le plus important et le plus dur à été effectué.

À retenir et mettre en pratique :

• Planifiez : pour connaître la direction de votre journée ;

• Priorisez : pour atteindre vos objectifs ;

• Préparez : pour gagner du temps ; et

• Agissez : pour ne plus remettre à demain.